Please download to get full document.

View again

of 85
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.

HANDLEIDING. voor de klant. https://www.comfinonline.com

Category:

Health & Fitness

Publish on:

Views: 26 | Pages: 85

Extension: PDF | Download: 0

Share
Related documents
Description
HANDLEIDING voor de klant https://www.comfinonline.com PLEASE CONTACT US VIA HELPDESK. Technische vragen: +32(0) Voor overige vragen gelieve u te wenden tot uw Account
Transcript
HANDLEIDING voor de klant https://www.comfinonline.com PLEASE CONTACT US VIA HELPDESK. Technische vragen: +32(0) Voor overige vragen gelieve u te wenden tot uw Account Manager KBC Commercial Finance Havenlaan BRUSSEL WELKOM Beste klant, Wij danken u voor het vertrouwen in KBC COMMERCIAL FINANCE (KBC ComFin). Voor ons staat een succesvolle en efficiënte samenwerking centraal. U beschikt over 2 aanspreekpunten, elk met een eigen rol: Uw Account Manager (AM) staat in voor alle operationele zaken: hij/zij zal al uw vragen beantwoorden, vaak met de hulp van andere collega s van KBC ComFin. Deze persoon is quasi altijd op kantoor. Soms zal hij/zij uw vraag doorspelen aan: Uw Credit Management Consultant (CMC): hij werkt steeds in nauw overleg met uw Account Manager. Deze persoon zal minstens 1 maal per jaar bij u langskomen om de samenwerking te evalueren. Daarom is deze persoon quasi altijd buitenshuis. In geval van afwezigheid beschikt elk van bovenvermelde personen over een back-up die permanent op de hoogte blijft van de evolutie van uw dossier. Voor een snelle en efficiënte samenwerking met KBC ComFin en uw Account Manager, raden wij u aan om gebruik te maken van ons elektronisch communicatiesysteem ComFinOnline. Hiermee kan u: - uw gegevens op elke moment raadplegen; - informatie omtrent debiteuren, facturatie en betalingen ontvangen en verzenden; - berichten uitwisselen met uw Account Manager en andere medewerkers van KBC ComFin; - uw papieren documenten in PDF-versie bekijken zoals afrekeningen, betwistingen; - enz. In deze gids vindt u alle nodige informatie terug om een succesvolle start van onze samenwerking te garanderen. Wij danken u voor het in ons gestelde vertrouwen die u in ons stelt. Hoogachtend, Stijn Sioulants Head of Retail Sales Koen Van Vaerenbergh Head of Corporate Sales 2 INHOUDSTAFEL A. Praktische tips vooraleer u aan de slag gaat B. Beschrijving van de functionaliteiten Afgifte van de facturen Invoer van nieuwe facturen en creditnota s (of een portefeuille) Manuele creatie Automatische creatie Verzending van het afgifteborderel (samen met de facturen / creditnota s of portefeuille) Rechtstreekse betalingen Manueel Automatisch Kredietlimieten aanvragen (credit scoring) Debiteuren Creatie van de debiteuren Manueel Automatische Historiek debiteuren De borderellen Automatische aanmaak van het debiteurenbestand, rechtstreekse betalingen, facturen, portefeuille en aanvraag kredietlimieten Rapporten Lijst onbetaalde facturen De afrekening De afrekening Uw afgifte van facturen en creditnota s Debiteurenportefeuille Berekening van het financierbaar bedrag Rekening-courant De bijlagen van de afrekening Dashboard Berichten Inbox Verzonden berichten Creditnota s afpunten Creditnota s terugstorten Debiteur van een factuur wijzigen Dubbele betaling terugstorten Factuurbedrag aanpassen Getekend afgifteborderel doorsturen ( enkel relevant voor contracten naar Frans recht) Instellen afbetalingsplan Saldo afboeken wegens korting Stickers aanvragen Toewijzing betaling Vervaldatum wijzigen Vrije tekst C. Parameters BEHEER Een gebruiker toevoegen Een nieuwe gebruiker toevoegen Een gebruiker wijzigen of verwijderen Formaat cliënt Parameters van het contract Het scherm Contract Valuta en land Uitgesloten debiteuren Frequentie van rappels en afrekeningen Diverse parameters INTRODUCTIEBRIEVEN NOTIFICATIEBRIEVEN Rappelprocedure Betwistingsbericht De kredietbeslissing Boekhoudkundige verwerking Structuur van uw elektronische bestanden Inladen van uw nieuwe facturen naar ComFinOnline Structuur van uw portefeuille Voorbeeld van een csv-bestand Voorbeeld van een apart bestand factuur Voorbeeld van een apart bestand debiteur Voorbeeld van velden met vaste lengte Voorbeeld van een apart bestand voor debiteuren met velden van vaste lengte Voorbeeld van een apart bestand voor facturen met velden van vaste lengte Lijst van btw- en nationaalnummers voor de landen zone 1,2 en Belangrijke opmerking: Deze handleiding kan onderhevig zijn aan veranderingen. Het is enkel een hulpmiddel en heeft geen enkele juridische waarde. De handleiding maakt geen deel uit van het Invoice Finance-contract. Legende Tips Informatie m.b.t. het contract Ter info 4 EASY INSTALL 5 COMFIN EASY INSTALL 1. GA NAAR DE WEBSITE VIA VOLGEND ADRES: https://www.comfinonline.com Wij raden u aan om bovenstaand adres te bewaren in uw «favorieten», via de optie Favorieten toevoegen aan favorieten. 2. TAAL WIJZIGEN / SELECTEREN ComfinOnline past zich automatisch aan aan de taal van uw browser (Frans, Nederlands, Duits, Engels). De taal selecteren kan u via «Microsoft Internet Explorer» via Tools / Internet Options / Languages / Add / Nederlands selecteren / OK / op gewenste taal klikken en op de knop move up drukken. 3. IDENTIFICEER U TIJDENS UW ALLEREERSTE BEZOEK TIJDENS UW VOLGENDE BEZOEKEN door het ingeven van uw wachtwoord Ter info : Wanneer u zich voor de allereerste keer aanmeldt, zal het systeem u vragen het wachtwoord te wijzigen. Eerst het actuele wachtwoord ingeven en vervolgens 2 maal uw nieuw wachtwoord. Opgepast, het nieuw wachtwoord dient te voldoen aan onderstaande criteria: Minimum 8 karakters Minimum 1 hoofdletter + een kleine letter + een cijfer of symbool 4. SELECTEER EEN CONTRACT (ENKEL IN GEVAL VAN MEERDERE CONTRACTEN) Indien u meerdere contracten heeft, zal het systeem u vanaf het eerste scherm vragen welk contract u wenst te raadplegen of te bewerken. 6 Via de functie Selecteer een contract kan u een ander contract raadplegen zonder de applicatie te verlaten. 5. DE INTRODUCTIEPAGINA De introductiepagina bestaat uit : Links : Het hoofdmenu dat u volgende functionaliteiten biedt: - De taken, zoals beschreven in punt 3 en 4 - De functionaliteiten gelinkt aan het beheer van uw contract (zie deel B van deze handleiding) - Uw parameters m.b.t. het beheer (zie deel C van deze handleiding) In het midden : Een prikbord waar u zaken welke nog geraadpleegd of verwerkt dienen te worden terugvindt: - Ongelezen berichten - Te verwerken facturen of rechtstreekse betalingen - Borderellen met nog te verzenden gegevens - Algemene informatie 6. VUL UW ADRES IN Gelieve uw adres in te vullen, dit is noodzakelijk wanneer u uw wachtwoord zou vergeten. U kan eventueel bijkomende gebruikers toevoegen. Zie Deel C, Hoofdstuk 1.1 7 HANDLEIDING 8 PRAKTISCHE TIPS Deel A 9 A. PRAKTISCHE TIPS VOORALEER U AAN DE SLAG GAAT Voor u aan de slag gaat, geven wij u nog een aantal praktische tips mee om het gebruik van de software te vereenvoudigen: De meest recente versie van deze handleiding kan u steeds raadplegen door op de knop Handleiding te klikken Indien u naar de vorige pagina wenst terug te keren : Is het NIET aangewezen om de knop van uw browser te gebruiken, MAAR gebruik de knop van de ComFin Online software. Gebruik de knop om terug te keren naar de eerste pagina (Introductiepagina). - ComfinOnline (CFO) is een online communicatiesysteem dat steeds de meest recente gegevens bevat. Niettegenstaande is het steeds noodzakelijk de info te updaten 10 (openstaande facturen, debiteuren, enz.) alvorens u zich baseert op de in ComFin Online weergegeven info. - In alle tabellen, kan u de kolommen sorteren in oplopende volgorde door op de titel van de gewenste kolom te klikken. Klikt u een tweede maal dan is de volgorde aflopend. U kan ook een kolom met de cursor verplaatsen of de breedte ervan aanpassen - In de meeste schermen zal u de «Filter Criteria» terugvinden. Hiermee kan u de informatie sorteren op basis van verschillende criteria. - Vergeet zeker niet op Filter te klikken om de zoekopdracht te starten. - Klik op de knop om de Filter criteria niet meer weer te geven. - Indien een waarschuwing (in het rood) zou verschijnen, dient u eerst het vakje waarschuwing gelezen aan te vinken vooraleer u naar de volgende stap kan overgaan. 11 Beschrijving van de functionaliteiten Deel B 12 B. BESCHRIJVING VAN DE FUNCTIONALITEITEN 1. AFGIFTE VAN DE FACTUREN Belangrijke opmerking : De cessietekst moet op elke factuur, die u naar uw klant stuurt, vermeld zijn. U kan dit doen door de stickers die wij u ter beschikking stellen op de factuur te kleven of door de volledige tekst van de sticker op uw factuur te printen. Om uw facturen te kunnen overdragen dient u: - (1.1) uw nieuwe facturen in ComfinOnline in te voeren; - (1.2) en ons vervolgens het geheel van deze nieuwe facturen samen met een afgifteborderel te bezorgen INVOER VAN NIEUWE FACTUREN EN CREDITNOTA S (OF EEN PORTEFEUILLE) Dit kan op 2 manieren gebeuren : - manueel, - of automatisch, door import van de gegevens uit uw informaticasysteem. Wij raden u aan om de laatste optie te gebruiken. Optie SELF ALLOCATION SAF: De procedure is identiek indien uw contract de overdracht van een portefeuille voorziet. Enkel de naam van de titel wijzigt: portefeuille vervangt facturen / creditnota s. Automatische verzending is in dit geval VERPLICHT. 13 MANUELE CREATIE Klik de optie «Facturen / Creditnota s» aan, vervolgens Nieuw Toevoegen Selecteer uw debiteur, vul de gegevens van uw factuur of creditnota verder aan en bewaar deze gegevens. Verplicht in te vullen velden worden met een (*) aangeduid. Indien u de gegevens van uw debiteur reeds hebt ingegeven, kan u deze makkelijk terugvinden aan de hand van het debiteurennummer of door op de verrekijker te klikken en een lokale zoekopdracht te starten. Werd de debiteur nog niet aangemaakt, kan u op de verrekijker klikken en vervolgens op het menu Nieuw Toevoegen drukken. Zie deel B, hoofdstuk 4 De facturen staan klaar voor verzending. Klik op «Borderel aanmaken» om deze naar ons te zenden. Voor de verzending, kan u nog facturen wijzigen of verwijderen. 14 AUTOMATISCHE CREATIE Zie deel B, hoofdstuk VERZENDING VAN HET AFGIFTEBORDEREL (SAMEN MET DE FACTUREN / CREDITNOTA S OF PORTEFEUILLE). Zie deel B, hoofdstuk 5 15 2. RECHTSTREEKSE BETALINGEN In het begin van onze samenwerking (soms ook later) kan het gebeuren dat debiteuren toch nog op uw rekening betalen. Belangrijke Opmerking: Dit is in strijd met de werkwijze van Invoice Finance. Debiteuren kunnen enkel rechtsgeldig betalen op onze rekening. U kan gebruik maken van de sjablonen opgenomen in bijlage 1 om uw debiteuren te informeren betreffende de overgang naar factoring, hen verzoekend op onze rekening te betalen. Mocht u een rechtstreekse betaling ontvangen, vragen wij u ons dit onmiddellijk te melden via een elektronisch bestand (zoals hieronder beschreven). Rechtstreekse betalingen kunnen op 2 manieren aan ons worden gerapporteerd: - (2.1) manueel; - (2.2) automatisch, door de gegevens uit uw informaticasysteem in te laden MANUEEL Dit kan via de rubriek Openstaande facturen Zie deel B, hoofdstuk 8 of als volgt: 16 Indien u een rechtstreekse betaling doorgeeft op een debiteur die recent manueel werd aangemaakt, dient u eerst uw lijst onbetaalde facturen te updaten. - Selecteer de desbetreffende debiteur op basis van het debiteurennummer en bewaar de gegevens. - Duid de reeds betaalde facturen aan door te klikken op openstaande facturen toevoegen. - Indien de facturen opgenomen zijn in het detail, kan u met behulp van de functie «Openstaande Facturen Toevoegen» aanduiden welke facturen al betaald werden. 17 Selecteer de rechtstreeks betaalde facturen en druk op bewaren. U verkrijgt een detail van uw rechtstreekse betalingen. Op dit moment kan u uw gegevens nog steeds bewerken. Bijvoorbeeld: indien een factuur slechts gedeeltelijk betaald werd, klik op de rij van de factuur en wijzig het bedrag hiervan. Bewaar uw wijziging. Eens de rechtstreekse betalingen werden ingevoerd, kan u overgaan tot de aanmaak van het borderel en ons dit toesturen. Zie ook deel B, hoofdstuk AUTOMATISCH Dit gedeelte wordt verder besproken in Deel B, Hoofdstuk 6 18 3. KREDIETLIMIETEN AANVRAGEN (CREDIT SCORING) Indien uw contract insolventierisicodekking voorziet kan u in het menu limieten zowel alle limietbeslissingen als alle limietaanvragen terugvinden. De beslissingen krijgt u ook via het menu berichten, onder type Beslissing kredietlimieten. Zie deel B, hoofdstuk 11. Voor alle actieve debiteuren en voor elke toekomstige nieuwe, dient u een kredietlimiet aan te vragen via ComFinOnline. U gaat hierbij als volgt te werk: Klik op de optie «Limieten» en vervolgens op «Nieuw toevoegen». Vul de voornaamste gegevens van de debiteur in en controleer of de debiteur bij ons al gekend is. Geef de gegevens van uw debiteur in (gelieve op zijn minst naam en land van de debiteur in te voeren) en zoek: - Tussen de debiteuren die u ons al hebt doorgegeven; - In de KBC ComFin-databank ; - Of in beide. 19 Klik op de gewenste debiteur. Is de debiteur niet gekend, klik dan op «Annuleren» en voer de gegevens manueel in. Vul het bedrag van uw aanvraag in (= schatting van het maximaal openstaand bedrag op de debiteur - afgerond bedrag) en verstuur uw aanvraag naar KBC ComFin. Vergeet uw aanvraag niet te bewaren!!!! Wij proberen u steeds zo snel mogelijk een antwoord te geven. Teneinde de beslissingstermijn in te korten, verzoeken wij u te trachten steeds het nationaal nummer mee te geven: - voor BE het ondernemingsnummer - voor NL het KVK-nummer - voor FR het Siren-nummer - en voor andere landen het BTW-nummer. 20 4. DEBITEUREN U kan uw debiteuren op twee manieren aanmaken: - manueel; - of automatisch, via het inladen van gegevens vanuit uw informaticasysteem. Wij raden u aan om de laatste optie te gebruiken CREATIE VAN DE DEBITEUREN : MANUEEL : Een debiteur kan op 2 manieren aangemaakt worden: Tijdens het invoeren van uw factuur Zie deel B, Hoofdstuk 1, punt Of onmiddellijk door te klikken op «debiteuren» en vervolgens op «nieuw toevoegen» Gelieve eerst na te kijken of de debiteur al dan niet gekend is in de databank van KBC ComFin door: - te klikken op de verrekijker; - vervolgens een debiteur (gelieve minimaal naam en land van de debiteur in te voeren) te selecteren via de knop «Zoekopdracht KBC ComFin»; 21 Eens de gewenste debiteur gevonden, klikt u op zijn naam om deze te selecteren (vb. KBC Bank ). Zo niet, klik op de knop «annuleren» om de debiteur manueel in te voeren. Kopieer de gegevens uit de kolom KBC ComFin naar de kolom Cliënt door op de knop «Kopieer» te klikken. Vul de blanco velden aan. Indien u niets hebt teruggevonden in onze databank, kan u de velden manueel invullen. Het debiteurennummer stemt overeen met de referentie opgenomen in uw eigen boekhouding. 22 Indien mogelijk, gelieve steeds het nationaal nummer (ondernemingsnummer, KVK-nummer, Siren, BTWnummer) te vermelden. Deze informatie is van uiterst belang voor een correcte identificatie van de debiteur. - De overige velden zijn facultatief: taal, telefoonnummer, fax, of betalingstermijn - Iedere debiteur dient door een specifiek nummer geïdentificeerd te worden. Als u het bestand met debiteuren naar ons verzendt, wordt een KBC ComFin-debiteurennummer aan het bestand toegevoegd. - Vergeet uw wijzigingen NIET te bewaren. Wijzigingen aan uw debiteurengegevens zullen niet automatisch overgenomen worden door KBC ComFin. De gegevens van KBC ComFin kan u raadplegen in het rechterluik van het scherm AUTOMATISCHE Zie deel B, hoofdstuk 6 23 4.2. HISTORIEK DEBITEUREN U kan de historiek van de overgedragen facturen aan KBC ComFin raadplegen per debiteur: Navigeer hiervoor naar het menu debiteuren en selecteer vervolgens een debiteur door op te klikken. U krijgt 3 tabbladen ter beschikking om te consulteren per debiteur: - Een overzicht van de huidige openstaande facturatie bij KBC ComFin ( Openstaande documenten ) - Een overzicht van de historische acties ( Historiek debiteur ) - Een overzicht van de toegekende kredietlimieten ( Kredietlimiet ) Klik op de tab Historiek debiteur, indien u per debiteur een chronologisch overzicht wenst van: - De laatst ontvangen betalingen - De laatst uitgevoerde telefonische en schriftelijke rappelacties - De laatst overgedragen facturatie en creditnota s aan KBC ComFin U kunt steeds filteren op het onderwerp door op de pijl te klikken. Indien u een overzicht wilt van de rappelacties op al uw debiteuren, kunt u hiervoor het rapport Overzicht van de aanmaningen aanmaken (zie deel B, Hoofdstuk 7). 24 5. DE BORDERELLEN Wanneer u gegevens verzendt omtrent facturen, rechtstreekse betalingen en limietaanvragen, dient u deze vooraf in te geven in ComFinOnline, handmatig of automatisch (zie vorige hoofdstukken). Deze kan u nadien naar KBC ComFin verzenden aan de hand van een borderel. Alle borderellen zijn terug te vinden via Borderellen in het hoofdmenu. Maak gebruik van de Filter Criteria om de borderellen te selecteren die klaar staan voor verzending of om de reeds verzonden borderellen te bekijken. Indien er borderellen klaar staan voor verzending, zal dit reeds aangegeven staan op het prikbord in het midden van de introductiepagina. Om deze borderellen te verzenden, dient u op het icoontje status Nieuw. te klikken in de lijst van de borderellen met 25 Wenst u een overzicht van alle reeds verzonden borderellen? Wijzig het status van de filter van Nieuw naar Verzonden en klik op de knop Filter. In geval u ons een portefeuille doorstuurt Er verschijnt een nieuw scherm. Vul hier voor elke actieve Nominated & Dedicated rekening de datum in van het laatste verwerkte rekeninguittreksel. Klik op de Verzenden knop. Eens de invoer van alle facturen en creditnota s is afgerond, dient u er ons een kopie van door te sturen. Let op! - De elektronische afgifteborderellen moeten in ons bezit zijn ten laatste de dag vóór de contractueel voorziene afrekeningsdag. - De kopieën van de facturen moeten worden voorafgegaan door het afgifteborderel. Dit borderel vindt u in de kolom PDF Weergeven terug - Voor de eerste drie elektronische afgiftes dienen wij in het bezit te zijn van de kopieën van uw facturen alvorens deze borderellen verwerkt kunnen worden. Dit heeft te maken met onze interne controle. - Indien de eerste drie afgiftes probleemloos verlopen (d.i. elektronische gegevens = gegevens op de papieren factuur), volstaat het voor de volgende afgiftes dat u ons de kopieën van de facturen binnen de week : per post nastuurt (samen met het afgifteborderel) per PDF-bestand bezorgt. Dit kan als volgt: o Selecteer het verzonden borderel via de filtercriteria, klik vervolgens op toevoegen 26 o o Klik op PDF s toevoegen, vervolgens op PDF: Selecteer en open uw bestand om deze te uploaden. Klik op OK, het bestand bevindt zich in ComFinOnline. o U kan het bestand naar ons overdragen door op PDF s verzenden te klikken. Contacteer de helpdesk van ComfinOnline (zie titelblad) indien u gebruik wenst te maken van de verzending van PDF bestanden van facturen. Zij zullen u begeleiden en de voorafgaande test uitvoeren. 27 6. AUTOMATISCHE AANMAAK VAN HET DEBITEURENBESTAND, RECHTSTREEKSE BETALINGEN, FACTUREN, PORTEFEUILLE EN AANVRAAG KREDIETLIMIETEN Zoals besproken in de vorige hoofdstukken kan : - de aanmaak van debiteuren; - de overdracht van facturen of portefeuille; - de aanvraag van kredietlimieten; - en het signaleren van rechtstreekse betalingen automatisch gebeuren, door het inladen van een bestand met gegevens afkomstig uit uw eigen boekhouding. U kan een voorbeeld van de structuur van een dergelijk bestand in bijlage terugvinden. (zie bijlagen punt 7 voor structuur van uw elektronische bestanden en punt 8 voor portefeuille). De initiële instelling in ComFinOnline gebeurt altijd in samenwerking met onze helpdesk, aarzel dus niet deze te contacteren (zie titelblad). Het inladen van dit bestand gebeurt als volgt: Klik op «Bestanden» en vervolgens op «Nieuwe Aanvraag». 28 U kan het bestand downloaden aan de hand van de functietoets «Browse». Het type bestand en de structuur hiervan dienen ook gedefinieerd te worden. Klik vervolgens op aanvraag. Indien het bestand zich onder status Upload bevindt, klik op Filter om de gegevens te updaten. Het bestand moet zich onder het status Verwerkt bevinden. Klik vervolgens op het bestand. ComfinOnline geeft aan in welke status deze documenten zich bevinden. (in onderstaand voorbeeld, 7 facturen
Similar documents
View more...
Search Related
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks