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Quante volte pensando di «non avere abbastanza tempo» ci lasciamo fagocitare dalle mille urgenze di ogni giorno

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Investor Relations

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Quante volte pensando di «non avere abbastanza tempo» ci lasciamo fagocitare dalle mille urgenze di ogni giorno senza dedicare sufficienti energie al vero obiettivo della nostra azienda?! Incontro 20 marzo
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Quante volte pensando di «non avere abbastanza tempo» ci lasciamo fagocitare dalle mille urgenze di ogni giorno senza dedicare sufficienti energie al vero obiettivo della nostra azienda?! Incontro 20 marzo LA GESTIONE EFFICACE DEL TEMPO PER GESTIRE IL CAMBIAMENTO Intervento dottoressa Emanuela Montanari 2 Quali sono gli obiettivi di questo incontro? analizzare in maniera critica la gestione del proprio tempo di lavoro e personale; capire come viene usato il proprio tempo, se in modo efficace ed efficiente o no; se in maniera soddisfacente o no; comprendere le cattive abitudini da superare e i nuovi comportamenti da adottare; identificare sistemi e tecniche per migliorare nella gestione del tempo innovare per essere più competitivi 3 IL TEMPO E UN CAPITALE, MA NON UNA RENDITA RINNOVABILE IL TEMPO E UNA RISORSA UNICA OGNUNO E RESPONSABILE DEL PROPRIO CAPITALE 4 Il contesto in cui opera l azienda è caratterizzato da: ipervelocità : creare prodotti e servizi rispondere a esigenze dei clienti complessità : molte e nuove variabili entrano in gioco Incertezza : difficoltà a pianificare fare più cose con meno risorse 5 Produttività aziendale: efficacia ed efficienza Chi fa molto lavoro è efficiente. Ma se trascura l essenziale non è efficace perché fa soltanto un mucchio di cose. Peter Drucker 6 Fare tante cose è diverso dall essere produttivi Siamo produttivi quando riusciamo a: 1. operare in maniera efficace; 2. operare con le risorse che abbiamo a disposizione 7 L efficienza è il rapporto tra risultati e costi (denaro, tempo impiegato, energie fisiche e mentali, rinunce) L efficacia è fare le cose giuste, (rispetto agli obiettivi che dobbiamo raggiungere) e farle bene 8 Matrice di Drucker BENE Falsa efficacia Produttività MALE Caos Falsa efficienza SBAGLIATE GIUSTE 9 La gestione del tempo NON è: 1. un comportamento che consiste nello spingere continuamente se stessi e gli altri al limite delle proprie possibilità 2. un approccio aggressivo alla vita 3. un efficienza disumana 4. una gestione rigida ed ottusa 10 Cattive abitudini, virus e alibi Non ho tempo per niente Il mio lavoro è particolare Non sono padrone del mio tempo Prima di tutto è necessario analizzare le proprie ABITUDINI di gestione del tempo e cioè i comportamenti acquisiti. BUONE ABITUDINI POSSONO SOSTITUIRE CATTIVE ABITUDINI 11 Per cambiare comportamenti radicati è necessario: Modificare il proprio modo di pensare Volere davvero cambiare Comprendere l importanza del cambiamento Adottare e sperimentare nuovi comportamenti Credere davvero di poterci riuscire Perseverare 12 Il fattore tempo è cruciale: siamo nell economia della velocità dove non agire e non cambiare significa decidere di non muoversi Oggi nella competizione mondiale non vince il più grande sul più piccolo, ma il più veloce sul più lento 13 Come si possono sostituire abitudini negative con abitudini auto-rafforzanti? Attraverso 6 passaggi: 1. Identificare le abitudini che si vogliono modificare 2. Definire chiaramente i comportamenti che si vogliono adottare 3. Intraprendere un nuovo percorso, con molta determinazione 4. Insistere sull applicazione della nuova abitudine 5. Resistere alla tentazione di tornare sulla vecchia strada 6. Coinvolgere anche gli altri nel cambiamento 14 PIANO DI SVILUPPO Comportamenti da sviluppare Data: Compilatelo: date un nome a ciascuna delle competenze o capacità che volete esercitare (due, tre, massimo quattro, per contenere il vostro piano in dimensioni praticabili) e scrivetelo sul foglio. 15 I COMPORTAMENTI CHE PRODUCONO EFFETTI POSITIVI TENDONO AD ESSERE APPRESI E RIPETUTI. 16 MOTIVAZIONE + ATTEGGIAMENTO POSITIVO + TECNICHE CORRETTE = BUONA GESTIONE DEL TEMPO 17 La gestione corretta del tempo è: aumento dell efficienza e dell efficacia del proprio operato; miglioramento della qualità del lavoro aumento della produttività sia a livello lavorativo che personale; maggiori soddisfazioni lavorative; più spazio da dedicare a progetti e a soluzioni a lungo termine aumento della creatività. riduzione dello stress; aumento del tempo libero; 18 TIME MANAGEMENT Principio della pianificazione scritta. Programmi giornalieri Priorità AGENDA-SCHEDARIO + AUTODISCIPLINA SUCCESSO 19 PIANIFICARE IL LAVORO LAVORARE PER OBIETTIVI serve per : dare una direzione al proprio lavoro chiarire le proprie aspettative innalzare il livello delle prestazioni migliorare efficacia ed efficienza misurare e valutare 20 Gli obiettivi servono a concentrare le energie per fare quello che è veramente importante. Ciò che conta non è tanto COSA SI FA, ma A CHE SCOPO lo si fa. Porsi degli obiettivi è indispensabile se si vuole organizzare bene il tempo e la propria attività 21 PER ESSERE DAVVERO UTILI GLI OBIETTIVI DEVONO ESSERE Specifici Misurabili Attuabili Realistici Tempificati.. e scritti Gli obiettivi aperti non solo sono troppo vaghi, ma la loro difficile realizzazione rischia di innescare un senso di frustrazione se non di vera impotenza. 22 STABILIRE LE PRIORITA Non è importante ciò che facciamo, ma ciò che otteniamo Si devono stabilire delle priorità in funzione dei risultati che si ricercano e non in base alle attività che si svolgono 23 PRIORITA' priorità di tempo; priorità di importanza; priorità di tempo e di importanza. 24 MATRICE DI EISENHOWER MOLTO URGENTE POCO M.U. P.I delegare P.U P.I. archiviare M.U. M.I. fare subito P.U. M.I. pianificare POCO IMPORTANTE MOLTO 25 Quadrante attività importanti e urgenti = MASSIMA PRIORITA Niente deve ostacolare e interrompere Quadrante attività importanti e non urgenti = il più decisivo per la pianificazione. Riguarda attività strategiche importanti per i nostri obiettivi che tendiamo a rinviare. Quadrante attività non importanti e urgenti = richiedono capacità di negoziare e di delegare Quadrante attività non importanti e non urgenti = spesso sono attività superflue, perdite di tempo 26 Le cose importanti sono quelle che contribuiscono alla realizzazione dei nostri obiettivi. Esse hanno carattere strategico e di lungo termine Le cose urgenti hanno conseguenza a breve termine e richiedono un attenzione immediata 27 Analisi del valore della nostra utilizzazione del tempo (analisi A B C) RIPARTIZIONE PER VALORE DELL ATTIVITÀ 65% 20% 15% Compiti A Compiti B Compiti C molto importanti importanti non importanti, di routine 15% 20% 65% impiego effettivo di tempo Spesso la maggior parte del tempo viene sprecata, assorbita da problemi poco importanti (C), mentre ai pochi ma importantissimi compiti non dedichiamo tutto il tempo che meritano. Di solito, infatti, agli impegni (A) esso viene a mancare. Il segreto del time management consiste nello svolgere le attività seguendo un ordine prioritario, classificandole a seconda dell importanza che hanno (ABC). 28 LEGGE DI PARETO TEMPO RISULTATI 20% 80% 80% 20% SPESSO SE SI IMPEGNA IN MANIERA STRATEGICAMENTE AZZECCATA UN 20% DI TEMPO SI OTTIENE UN 80% DI RISULTATI. 29 COME CONTROLLARE IL VOSTRO UTILIZZO DEL TEMPO Stabilite responsabilità, priorità ed obiettivi Eliminate le attività non necessarie Programmate l uso del vostro tempo Sfruttate al meglio i vostri momenti di maggior rendimento Delegate il più possibile Riservate il tempo per gli imprevisti Eliminate o riducete al massimo le distrazioni 30 PROGRAMMAZIONE Se la pianificazione si riferisce al che cosa fare, la programmazione riguarda il quando fare Una buona gestione del tempo richiede una programmazione attenta e regolare 31 LA PROGRAMMAZIONE è fondamentale e non può assolutamente essere saltata. E importante che i piani di realizzazione siano tanto specifici quanto gli obiettivi oltre ad essere formulati in forma scritta. La PROGRAMMAZIONE vi dice prima come raggiungere l obiettivo desiderato e poi evidenzia le risorse necessarie per farvelo conseguire. Attraverso la PROGRAMMAZIONE potrete sapere quando iniziare una certa attività, per poterla portare a termine nei tempi previsti. 32 UNA BUONA PROGRAMMAZIONE PREVEDE: che vengano fissati gli obiettivi; che vengano precisati i mezzi e le risorse; che vengano stabiliti i responsabili (chi e per quando si deve fare); la suddivisione dell azione in varie fasi; la programmazione delle fasi; la scelta delle date d inizio che consentano di concludere il progetto entro i tempi previsti; momenti di revisione e controllo. 33 STRATEGIE GENERALI DI PROGRAMMAZIONE fissate dei limiti di tempo per ogni attività, cercate di fissare il tempo necessario per svolgerla e di non superarlo; fissate le scadenze (che devono essere realistiche ma NON comode); recuperate il tempo perduto; 34 i piani devono essere precisi: esattamente come per gli obiettivi di gestione del tempo evitate troppe interruzioni: si riesce ad utilizzare il tempo al meglio se lo si può utilizzare per blocchi piuttosto che a intervalli. raggruppate attività simili: permette di mantenere elevato il livello di concentrazione e di impegno; 35 delegate alcune attività; programmate quello che può succedere quando non ci siete in ufficio o sul posto di lavoro; evitate le riunioni superflue: alcune riunioni sono necessarie, ma altre non lo sono affatto; tenetevi le cose importanti a portata di mano. 36 buttate le cose che non servono più; imparate ad usare bene le liste; proteggete il vostro lavoro; riducete il lavoro cartaceo; 37 PERDITE DI TEMPO AUTOINDOTTE: 1. la disorganizzazione: ha come sua prima manifestazione tipica la non razionale disposizione delle cose nell ambiente di lavoro. (quanto tempo sprecate a cercare cose che sapete essere nel tal posto ma che non riuscite a trovare?); 2. il rinvio: se tendete a non svolgere i compiti noiosi rinviandoli continuamente fissate una scadenza e rispettatela; 3. l incapacità di dire di no: dire di no non significa essere scortesi; 4. mancanza di interessi: se vi manca l interesse, trovate il sistema per rendere più interessante il 38 vostro lavoro. PERDITE DI TEMPO ESTERNE: 1. i visitatori: limitate il numero di persone che ricevete nel vostro ufficio o riducete all essenziale il tempo non produttivo; 2. le telefonate: esaminate quelle da fare personalmente e delegate tutte le altre; 3. la posta: imparate ad esaminare le comunicazioni un unica volta; 4. le riunioni: quando decidete di fare una riunione pianificate gli obiettivi, selezionate il numero di partecipanti, attenetevi all ordine del giorno, rispettate i tempi ed evitate dispersioni; 39 PROGRAMMARE SIGNIFICA GUADAGNARE TEMPO Che risultati dà la programmazione del tempo? 1. Un più rapido raggiungimento degli obiettivi; 2. Tempo risparmiato da dedicare a compiti importanti e ad obiettivi essenziali (direzione, collaborazione, creatività, famiglia, tempo libero); 3. Visione d insieme dei progetti, dei compiti e delle attività; 4. Meno nervosismo e stress; 5. Maggior capacità di prevedere i problemi, senza essere sempre in balia degli eventi. Nella programmazione quello che conta è mettere nero su bianco ciò che si decide di fare. 40 L agenda-schedario può permettere di programmare il tempo, d operare con ordine e autodisciplina. Ci sono senz altro altri aiutamemoria: foglietti volanti, notes, agende, quaderni. Ma l agenda-schedario è qualcosa di più di un semplice scadenziario perché: contiene l elenco delle attività, le priorità, il tempo che occorre per portare a termine un lavoro o un impegno, gli obiettivi che si vogliono raggiungere. 41 TIME MANAGEMENT Principio della pianificazione scritta. Programmi giornalieri Priorità AGENDA-SCHEDARIO + AUTODISCIPLINA SUCCESSO 42 PER GESTIRE IL TEMPO È NECESSARIO: avere un approccio positivo; mirare all efficacia piuttosto che al perfezionismo; non prendere troppi impegni, sapendo di non poterli realizzare tutti; fare le cose al momento giusto; non rimandare gli impegni spiacevoli; non rimandare le decisioni; prevenire gli avvenimenti; 43 Tutto il tempo di cui disponete è vostro e quindi dipende da voi il modo in cui viene investito. Studiare come usiamo il tempo significa studiare come viviamo. 44 Per far si che gli altri utilizzino nel modo migliore il NOSTRO tempo lavorativo bisogna sviluppare due abilità importanti: 1. Dobbiamo sapere COME e A CHI chiedere aiuto quando ne abbiamo bisogno e sapere dove rivolgerci per chiedere informazioni e consigli; 2. Dobbiamo essere in grado di indicare,con educazione, ma con fermezza, che al momento siamo troppo occupati; 45 Quando si tratta di visite inattese Considerare le priorità Fate in modo che le visite siano brevi Non allontanatevi dal problema Siate voi ad andare negli altri uffici Raggruppate gli argomenti di cui volete discutere e presentateli in un unica volta Stabilite insieme agli altri regole comuni da rispettare come procedure 46 Quando si tratta di interruzioni telefoniche Fissare dei periodi in cui preferite ricevere telefonate Fate in modo che siano brevi, andando subito in argomento Programmate le vostre domande, organizzandovi prima di chiamare Interrompete la telefonata quando è necessario Considerate le alternative alle telefonate (per esempio le ) 47 COME CHIEDERE AIUTO Delegare; Riconoscere la necessità di delegare; Cosa delegare: non delegare solo le attività poco piacevoli; non riservarsi tutte le attività spiacevoli; non delegare solo a persone che sono in grado di svolgere un attività meglio o come voi; siate equi nel modo in cui delegare. Siate precisi e specifici (cosa, perché,come, chi, quando). 48 SEI SUGGERIMENTI PER UN EFFICACE TIME MANAGEMENT 1. Elencate e date un ordine di precedenza agli obiettivi della settimana; 2. Fate ogni giorno una lista delle cose da fare e organizzatela secondo le priorità; 3. Cominciate sempre dall inizio della lista; 4. Dedicatevi solo una volta ad ogni pratica; 5. Chiedetevi sempre come posso usare meglio il mio tempo? ; 6. Fatelo!!!! 49 GESTIRE EFFICACEMENTE IL TEMPO FAVORISCE LA GESTIONE DEL CAMBIAMENTO In un contesto caratterizzato dalla velocità, il fattore tempo è cruciale. Non agire e non cambiare oggi vuol dire non essere competitivi Il cambiamento non è più un fatto occasionale, ma è un elemento strutturale del sistema Tutte le organizzazioni debbono ripensare le proprie strategie, la propria cultura e le proprie azioni 50 Nella competizione attuale non vince più il grande sul più piccolo, ma Chi vede opportunità dove gli altri vedono rischi Chi innova quando gli altri mantengono la routine Chi si attiva mentre gli altri temporeggiano e prendono tempo Chi è più veloce rispetto al più lento 51 AZIENDA = SISTEMA APERTO Ogni organizzazione va vista come un sistema aperto verso l ambiente circostante. Ogniqualvolta si verificano dei cambiamenti dell ambiente esterno, l organizzazione deve mettere in atto opportune strategie coerenti con essi. L efficacia dell organizzazione deriva dall interazione coerente di tutte le variabili che la costituiscono 52 STRATEGIA AZIENDALE La strategia aziendale è quell insieme di decisioni attraverso le quali vengono definite le mete fondamentali e gli obiettivi di lungo periodo di un impresa, la scelta di criteri di azione ed il tipo di allocazione delle risorse necessarie alla realizzazione degli obiettivi suddetti. Gli obiettivi sono i mezzi per realizzare la strategia. 53 FISSARE GLI OBIETTIVI: è di vitale importanza per la buona riuscita di tutte le attività aziendali, in quanto essi definiscono le mete che si debbono raggiungere permettendoci di: - identificare con chiarezza che cosa fare; - le attività da svolgere; - l attribuzione delle responsabilità; - quando fare - controllare che si realizzino i passaggi fondamentali 54 In un mondo in continuo cambiamento, l INNOVAZIONE è un processo sistematico e strutturato. E un processo che permette di cogliere nuove opportunità di sviluppo e di crescita, ma presuppone un contesto organizzativo in continuo aggiornamento Il cambiamento esterno porta con sé un innovazione interna: nuova organizzazione, nuovi modi di lavorare, nuove competenze e nuovi strumenti. 55 Le nuove tecnologie digitali generano importanti novità che vanno viste come opportunità di business per chi le sa cogliere: ACCESSIBILITA :oggi il cliente può essere distante, con possibilità di collegamento ed interazione diretta DISPONIBILITA : oggi è possibile fare business 24 ore su 24 Di qui l importanza di aderire all iniziativa attivata dall Associazione di Categoria ASCOM, PARMA COUPON 56 CONCLUSIONI Quali sono stati i temi principali affrontati nel seminario? 1. Oggi è necessario gestire il tempo in maniera efficiente ed efficace. 2. Il contesto in cui operiamo è caratterizzato da profondi cambiamenti 3. Occorre sostituire vecchie abitudini con nuove e più adeguati comportamenti 4. Tutti dobbiamo lavorare per obiettivi, definendo una strategia 57 5. Gestire il tempo vuol dire: pianificare ogni attività stabilire delle priorità di urgenza e importanza programmare che cosa fare e in che tempi 6. Gestire efficacemente il tempo favorisce la gestione del cambiamento In un contesto caratterizzato dalla velocità non agire e non cambiare oggi vuol dire non essere competitivi Nella competizione attuale non vince più il grande sul più piccolo, ma chi vede opportunità dove gli altri vedono rischi chi innova quando gli altri mantengono la routine 58
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