Please download to get full document.

View again

of 10
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.

Altı Sigma proje uygulamalarının denetimi için bir uzman karar destek sistemi

Category:

Data & Analytics

Publish on:

Views: 28 | Pages: 10

Extension: PDF | Download: 0

Share
Related documents
Description
itüdergisi/b sosyal bilimler Cilt:4, Sayı:2, Altı Sigma proje uygulamalarının denetimi için bir uzman karar destek sistemi Kürşat Naci ÖZTURAÇ *, Demet BAYRAKTAR İTÜ Sosyal Bilimler Enstitüsü,
Transcript
itüdergisi/b sosyal bilimler Cilt:4, Sayı:2, Altı Sigma proje uygulamalarının denetimi için bir uzman karar destek sistemi Kürşat Naci ÖZTURAÇ *, Demet BAYRAKTAR İTÜ Sosyal Bilimler Enstitüsü, İşletme Programı, Taksim, İstanbul Özet Son on yılın yaygın kullanılan yönetim metodolojilerinden biri olan Altı Sigma, ağırlıklı olarak akademisyenler ve kalite yöneticileri tarafından tartışılıp eleştirilmektedir. Altı Sigma metodolojisinin getirdiği yenilik ya da Toplam Kalite Yönetiminin yeni yorumlanışı mı olduğu sorusu sorgulanmaktadır. Altı Sigma değişimi kaldırmaya yönelik olmasına rağmen, uygulama süreçleri bir şirketten diğer bir şirkete kendi ilkelerine gölge düşürecek derecede farklılık göstermektedir. Altı Sigma projelerinin tasarruf sonuçları açıklanmakta fakat hiçbiri üçüncü bir taraf tarafından denetlenmemektedir. Bu konu, birçok şirket tarafından uygulanan Altı Sigma programlarının güvenilirliği ve başarısı ile ilgili artan soruları gündeme getirmektedir. Bu çalışma, geliştirilen Uzman Karar Destek Sistemi (EDeSis) ile Altı Sigma uygulamalarındaki evre geçiş toplantıları vasıtasıyla projenin finansal ve operasyonel hedeflerine uygun yürütülüp yürütülmediğini denetlemek için finansal temsilciye karar desteği sağlamayı amaçlamaktadır. Bunun sonucunda, EDeSis Altı Sigma programında uzman ve yöneticilerin sezgisel ve bilgi birikimlerinin yeni finansal temsilcilere aktarılmasını, finansal temsilcilerin iyi planlanmış ve standartlaşmış prosedürlerle eğitilmesini sağlar. Böylece finansal temsilciye karar desteği sağlanması yoluyla Altı Sigma projesinin uygulanmasının denetimi konularında standardın yükseltilmesi sağlanacaktır. Geliştirilen karar destek sistemi istenilen zamanda ve düşük maliyetle kararın kalitesini iyileştirebilir. Anahtar Kelimler: Altı Sigma, kalite yönetimi, uzman sistemler, denetim. * Yazışmaların yapılacağı yazar: Kürşat Naci ÖZTURAÇ. Tel: (212) Bu makale, birinci yazar tarafından İTÜ Sosyal Bilimler Enstitüsü, İşletme Programında tamamlanmış olan Altı Sigma proje uygulamalarının denetimi için bir uzman sistem adlı doktora tezinden hazırlanmıştır. Makale metni tarihinde dergiye ulaşmış, tarihinde basım kararı alınmıştır. Makale ile ilgili tartışmalar tarihine kadar dergiye gönderilmelidir. K. N. Özturaç, D.Bayraktar An expert decision support system for auditing six sigma project implementations Extended abstract Six Sigma is a popular management methodology of the last decade where it has been argued and criticized heavily by both academicians and quality practitioners who question whether it has brought anything new or it has simply been one of the new interpretations of TQM efforts. Studies in the literature regarding Six Sigma mainly focuses on case studies, a few contributions to the theory have been materialized so far. Although Six Sigma is about attacking variations, its application as a process differs from one company to another raising question on its principles. Savings as the outcomes of the Six Sigma projects are to be declared but none is audited by third parties. This is raising questions about the trustworthiness and success of the Six Sigma programs applied by many companies. Auditing is one of the important tools for managing companies. It is the way of checking if things are done according to their procedures approved by the management. One of the reasons for which it is used by the corporations is to use them to disclose financial information to unrelated parties. There are also audit applications on quality management issues. Quality audits are intended to prove that production or service processes are designed and operated according to customer requirements. Financial audits are much dependent on the expertise of the auditors than the quality audits. Expert systems as a fast growing part of Artificial Intelligence studies is computer based problem solving methodology mimicing the heuristics of a human expert in a specific problem domain. Expert systems have been applied to many areas of daily life ranging from agricultural planning to medicine, started from 1950s till today. They are also applied to Production and Operation Management (POM) areas such as product design, inventory control, quality management, maintenance and forecasting. In financial auditing area, there are also some applications of expert systems. However, it has not been found in our literature search any study for Expert System applications to audit a Six Sigma project through its gateways during implementation. Studies in the literature regarding Six Sigma mainly focuses on case studies, a few contributions to the theory have been materialized so far. The aim of this study is to propose a prototype expert decision support system to audit the Six Sigma implementation through the gateways of a DMAIC project where DMAIC stands for the gateways of Define, Measure, Analyze, Improve and Control in a company. Since the problem domain is specific and heuristics is key issue on Six Sigma implementations in companies, an expert decision support system (ES) was developed to evaluate the internal aduting process of such companies with respect to Six Sigma implementations. The prototype expert decision support system was developed in a domestic production company with the help of special experts chosen. The name of the project was improvement of capacity and productivity of friction welding area, aiming at increasing product diversity, decreasing production costs, increasing sales and meeting the customer demands. It was understood that the products going through friction welding area would increase in the following years and the company needed to improve its capacity and productivity on that area to benefit from the increase in customer demand. A well experienced Black Belt, an experienced project sponsor, four project owners, one financial representative and green belts from the production area were chosen as the team members. The benefit which was expressed in the project charter was expected to come from labour savings, sales increases and raw and auxiliary material consumption benefit. The total benefit was above 100k$ and met the company benefit target to launch the Six Sigma project.the system was validated by applying it into an international production company. The proposed prototype expert system is constructed by using a shell and called as Expert Decision Support System for auditing of Six Sigma implementation (EDeSis) and aims to help financial representatives through gateways to audit if the project is on track financially and operationally. By doing so, it is expected to transfer the scarce expertise including heuristics and knowledge of the experts on Six Sigma programs by enabling the new financial representatives to be trained in a well structured and standardized manner. This will raise the standards in training of business unit financial representatives and in auditing the success of the implementation of Six Sigma projects by them. The proposed decision support system may also improve the decision quality with timeliness and lower costs. Keywords: Six Sigma, quality management, expert systems, auditing. 24 Altı Sigma proje uygulamalarının denetimi için bir uzman sistem Giriş Yapay zeka çalışmalarının gelişen bir parçası olan uzman sistemler, uzun yıllardır iş hayatının birçok alanında yer almaktadır. Uzman sistemlerin çeşitli tanımları yapılmıştır. Jayaraman ve Srivastava (1996) ya göre, uzman sistem belirlenmiş bir alanda insan uzmanı taklit eden bir problem çözme sistemidir. Giarratano ve Riley (2005) tarafından belirtildiği üzere, bir uzman sistem, bilgi tabanı, çıkarım motoru ve kullanıcı arayüzü olmak üzere üç parçadan oluşmaktadır. Pigford ve Baur (1995), uzman sistemlerin tarihsel yolculuğunun veri işleme sistemleri ile başlayıp, bilgi işlem sistemlerine geçtiğini ve bilgisayar bilimlerindeki teknolojik gelişmenin de yardımıyla karar destek sistemleri evresine ulaştığını belirtmektedir. Padhy (2005), belirli alanlarda çalışan akıllı sistemlerin, geliştirme araçları ve kabukları yardımıyla, genel verimliliğin artırılmasında çok düşük maliyetlerle önemli roller üstlendiğini belirtmiştir. Bu kapsamda, uzman sistemler tecrübenin elde edilmesinde, problem çözme ve karar verme kapasitesinin geliştirilmesinde ve planlama sürecinin iyileştirilmesinde önemli görevler üstlenmektedirler. Altı Sigma, Srdoc ve diğ. (2005) tarafından da belirtildiği üzere, bir süreç iyileştirme tekniğidir. Mitra (2004), Altı Sigma nın günümüz iş hayatında yaygın kullanılmaya başlanan bir Toplam Kalite İyileştirme tekniği olduğunu belirtmiştir. Antony (2004), Altı Sigma nın zayıf yönlerini, doğası gereği standart olmayan öğretisi nedeniyle, başarısı konusunda dile getirilmeye başlanan şüpheler ve firmaların operasyonel sonuçlarından daha çok, geniş bir bürokratik sürece dönüşme eğilimi tehlikesi olarak saymıştır. Birçok Toplam Kalite Yönetimi ve Altı Sigma gurusu, bu konudaki tecrübelerini büyük şirketlerdeki çalışmalarına borçludur. Bu tecrübelerin, küçük ve orta ölçekli firmalara uyarlanması gereksinimi doğmuştur. Wessel ve Brucher (2004), çalışmalarında özellikle bu alana değinen bir araştırmaya rastlamadıklarını ifade etmişlerdir. Küçük ve orta ölçekli imalat firmalarındaki Altı Sigma Süreç İyileştirme (DMAIC) projelerinin denetiminde bir uzman karar destek sistemi gereksinimi fikrini destekleyen sorular şöyledir: Projelerin finansal sonuçlarına dönük büyük tutarlı tasarruf rakamları açıklanmakta, ancak hiç biri üçüncü kişilerin denetiminden geçmemektedir. Bu, birçok büyük firmanın uyguladığı Altı Sigma programları hakkında şüpheler uyandırmaktadır. Altı Sigma projelerinin finansal sonuçları projelere atanan şirket içi finansal temsilcilerce evre geçiş toplantılarında onaylanmaktadır. Projelerin hayata geçirilmesinin ardından, proje getirileri 12 ay boyunca ölçülmekte ve finansal temsilcilerce periyodik olarak takip edilmektedir. Finansal temsilciler şirketler için kıt kaynaklar olup, şirket içi ve grup içi şirketlerdeki finansal temsilcilerin standart bir tecrübeye sahip olmaları sorunu bulunmaktadır. Bu nedenle, finansal temsilcilerin, anılan projelere dönük olarak sahip oldukları ve kıt bir yetkinlik olan tecrübe ve sezgiselliklerinin aktarılması için bir uzman karar destek sistemine gereksinimleri vardır. Altı Sigma yöntemleri Antony (2004), Altı Sigma nın hatasız iş sonuçları hedefleyen, kanıtlanmış kalite prensip ve tekniklerinin titiz, odaklı ve çok etkin bir uygulaması olduğunu belirtmiştir. Altı Sigma, yeni bir davranış seti, bir yönetim kültürü ve problem çözmeye dönük bir istatistiksel yaklaşım olarak da tanımlanabilir. Aynı zamanda, Altı Sigma; kalite iyileştirmesi, maliyet azaltımı, müşteri bağlılığının ve tatmininin artırılması ve şirket hedeflerinin sonuçlandırılması ile de eş anlamlıdır. Rasinghani ve diğerleri (2005) nin belirttiği üzere, Altı Sigma nın öncelikli amacı hatanın azaltılmasıdır. Yukarıdaki tanımlamaların bir sonucu olarak, Altı Sigma nın veri üzerine odaklı ve eskimiş geleneksel karar verme tarzının dışında bir yaklaşım olduğu belirtilebilir. Yeşil Kuşak ve Siyah Kuşaklara verilen, standart Altı Sigma istatistik eğitiminin amacı, başarılı projeler yaratmak için gerekli uygulanabilir istatistik araçları konusunda genel bir düşünüş tarzı yaratmaktır K. N. Özturaç, D. Bayraktar Raisinghani ve diğerleri (2005) nin belirttiği üzere, Altı Sigma uygulamalarının bazı zayıf yönleri mevcuttur. Özetle, Altı Sigma nın firma için gerçek faydasının kaynağını araştırmadan, süreçlerle ilgili projelere başlanması bir eksiklik olarak eleştirilmektedir. Birçok firma tarafından açıklanan milyonlarca Amerikan Doları tutarındaki finansal getirilerin denetlenmesine ihtiyaç vardır. Raisinghani ve diğ. (2005) nin çalışmasında yapılan bir diğer eleştiri, Altı Sigma nın anlaşılmasının zor olduğu ve müşteri memnuniyetine ulaşmak için etkin bir yöntem olmadığıdır. Mahanti ve Antony (2005), Altı Sigma yayılım ekibinin, yayılım sorumlusu, usta Siyah Kuşak, Siyah ve Yeşil Kuşaklardan oluştuğunu belirtmiştir. Projelerde kullanılacak Altı Sigma yönteminin ise var olan problemin doğasınca belirlendiği ifade edilmiştir. Bir süreç iyileştirmesi gereksinimi doğduğunda, tanımlama, ölçme, analiz, geliştirme ve kontrol evrelerinden oluşan DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve and Control) yöntemi kullanılmaktadır. Yeni bir süreç tasarımına gereksinim duyulduğunda ise, tanımlama, ölçme, keşfetme, geliştirme ve iyileştirme evrelerinden oluşan DMEDI (Define, Measure, Explore, Develop and Improve) yöntemi kullanılmaktadır. Altı Sigma yayılım süreci Smith ve diğerleri (2002), Altı Sigma yayılımının, stratejik insiyatifleri alabilecek adanmış lider takımına gereksinim duyan devamlı bir süreç olduğunu belirtmiştir. Polat ve diğerleri (2005), George (2005) ve Mahanti ve Antony (2005) ise başarılı bir Altı Sigma yayılım organizasyonunun grup yönetimine raporlayan bir Kurumsal Yayılım Sorumlusu, Altı Sigma uygulamalarının iş birimi bazındaki yönetiminden sorumlu bir İş Birimi Yayılım Sorumlusu, hayata geçen projelerin çözüm önerilerini uygulayan Süreç Sahipleri, proje bildirisinin yaratılmasından ve proje boyunca Siyah Kuşak ın yönlendirilmesinden sorumlu bir Proje Sponsoru, Siyah Kuşaklara proje boyunca koçluk yapacak bir Usta Siyah Kuşak, projenin yönetiminden sorumlu bir Siyah Kuşak, Siyah Kuşak tarafından proje ile ilgili olarak verilen görevleri ve çalışmaları yerine getirmekten sorumlu Yeşil Kuşaklar ve proje evreleri boyunca proje getirisinin gerçekleşebilirliğini, projelerin çözümleri hayata geçirildikten sonra da finansal getirilerin elde edildiğini onaylayan Finansal Temsilcilerden oluşacağını belirtmişlerdir. Programın başarısı şirketteki liderliğin Altı Sigma konusundaki adanmışlığına bağlıdır. Getiri takibi, Altı Sigma nın gerçekten işlerliğini göstererek çalışanların ve yönetimin desteğini kazanmak için tek yoldur. İş birimi örnek Altı Sigma organizasyon şeması Şekil 1 de verilmiştir. Şekil 1. Altı Sigma organizasyon şeması Denetim süreci Denetim, bir organizasyondaki ilgili taraflarca denetlenmesi istenilen süreçlerin yazılı prosedürlere uygun yürütüldüğünün belgelenmesi sürecidir. Denetim süreci türlerinin arasında; kalite denetimleri, çevre denetimleri, mali denetimler, iç denetimler ve özel standartlara göre yürütülen özel denetimler sayılabilir. Dittenhofer (2001), bilgisayar destekli denetim teknikleri, analitik denetim ve uzman sistemlerin de içinde bulunduğu teknolojik gelişmelerin, iç denetim için yeni araçlar sağladığını belirtmiştir. İç denetçiler son on yıl içinde iş hayatında daha çok yer almaya başlamışlardır. Aynı zamanda, bu süre zarfında, iç denetim sürecine yeni teknikler de dahil edilmiştir. Dittenhofer (2001), iç denetim 32 26 Altı Sigma proje uygulamalarının denetimi için bir uzman sistem alanında kullanılmaya başlanılan uzman sistemlerin bu alandaki yeniliklerden biri olduğunu belirtmiştir. İç denetimde kullanılan uzman sistemler, denetçiyi söz konusu durumla ilgili uyarabilir ve denetim aktivitelerini yönlendirebilir. Bu gelişmeler araştırma konumuzu desteklemiştir. Altı Sigma uygulamaları Altı Sigma, Toplam Kalite Yönetimi modellerinden biridir (Srdoc ve diğ., 2005). Kritik müşteri gereksinimleri ile iş gereklerini uyumlandırarak değer yaratan ve organizasyonun her sürecinde hatayı yok etmeye odaklanan, veri temelli bir süreçtir. De Koning ve De Mast (2006), Altı Sigma nın bilimsel araştırmacılar açısından problem yaratan şu andaki durumunun, bilimsel endişe dışında farklı amaçları olan bir topluluk için yazılmış olmasından kaynaklandığını belirtmişlerdir. Bu çalışmada, Altı Sigma nın Motorola tarafından 1980 lerde geliştirilmesinden bu yana, iş hayatında başarılı olmasına karşın, bilim dünyasının ilgisini çekmede başarısız olduğu ileri sürülmüştür. Öte yandan Antony (2004), Altı Sigma alanında teori ve uygulama arasında büyük bir uçurum olduğunu ve Altı Sigma nın başarısının devamı için bu uçurumun kapatılması yolunda bilimsel çalışmalara gereksinim olduğunu belirtmiştir. Bu çalışmada, Altı Sigma nın potansiyel problemleri arasında belgelendirme sürecinin standart olmaması, strateji ile uyumlu proje seçiminde yaşanan problemler ile sadece Siyah Kuşak sayısı, Yeşil Kuşak sayısı ve finansal getiri yerine bitirilen proje sayısı gibi konulara odaklı bürokratik bir sürece dönüşme tehlikesi sayılmıştır. Bu çalışmalar bu makale için temel teşkil etmiş ve EDeSis in oluşumuna ölçüm kriterleri sunarak katkıda bulunmuştur. Uzman sistemler Uzman sistem, çözümü için belirli bir seviyede insan tecrübesine gereksinim duyulan problemleri çözmek için bilgi ve çıkarım süreçlerini kullanan zeki bir bilgisayar programı olarak tanımlanabilir (Giarratano ve Riley, 2005). Uzman sistemlerin üstünlükleri arasında, ulaşılabilirlik, düşük maliyet, düşük tehlike, süreklilik, çoğul tecrübe, artan güvenilirlik, açıklama özelliği, hızlı cevap-yanıt verebilme kapasitesi, durağan ve tam cevap verebilme yetisi, akıllı eğitici ve akıllı veri tabanı sayılabilir. Yukarıda verilen tanımının dışında, uzman sistem zaman içinde uzmanlar tarafından geliştirilen sezgisellerinin ve belirli işleri yapma tarzlarının, uzman olmayan insanlara aktarılmasını sağlayan bir karar destek sistemi olarak tanımlanabilir. Uzman sistem yaklaşımı Altı Sigma programlarının standartlaştırılmasına ve Altı Sigma ile yeni uygulamaya başlayanların standart bir biçimde eğitilmesine katkı sağlayacaktır. Ayrıca Altı Sigma uygulamalarının denetimine dönük bilgi, tecrübe ve sezgisellerin insanlar arasında aktarılabilirliği ile, bu alanda iş birimlerinde kişilere bağımlılığın azaltılmasına katkı sağlanacaktır. Uzman sistem uygulamalarının başarısı birçok özelliğe bağlıdır. Başarı için gerekli olan bu ana özelliklerden biri ise, uzman sistem geliştirme sürecinde darboğaz olan bilgiyi temsili hale çevirmedeki yetkinliktir. Altı Sigma proje uygulamalarının denetimi için bir uzman sistem Bu çalışmada, orta ölçekli imalat firmalarındaki Altı Sigma proje uygulamalarının denetimine dönük olarak geliştirilen bir prototip uzman sistem (EDeSis) sunulmaktadır. Harmon ve diğerleri (1988), Benavides ve Prado (2002), Parsaye ve Chignell (1988) ile Turban ve diğerleri (2005) nin çalışmalarının esas alındığı uzman sistem geliştirme yapısı, EDeSis in geliştirilmesi sürecinde kullanılmıştır. İlk adım olan proje başlangıç evresi; problemin ön analizi, uzman sistem kullanma gereği, uzman seçimi, uzmanların duyarlı hale getirilmesi ve takip ekibinin kurulması bölümlerinden oluşmaktadır. İkinci evre olan sistem analizi ve tasarımı evresi, uzman bilgisinin temsil edilmesi, diğer uzmanlarla çalışmak, ilave bilginin derlenmesi ve temsil edilmesi, ilk taslağın olgunlaştırılması ve nihai taslağın takip ekibine sunumu bölümlerinden oluşmaktadır. Üçüncü adım olan 31 27 K. N. Özturaç, D. Bayraktar hızlı prototip oluşturma; sistem geliştirme aracının seçimi, sistemin geliştirilmesi ve takip ekibine sunumu bölümlerinden oluşmaktadır. Birinci evrede, ön analiz aşamasında problem, prototipin geliştirildiği şirkette daha önce yapılmış olan bir DMAIC projesi yardımıyla analiz edilmiştir. Finansal temsilci tarafından projeye son finansal onayın verilmesinden önce daha derin bir analiz yapılması gereksinimi olduğu gözlenmiştir. Ön analiz sonrası, problem alanına ait bilginin uzmanlığa dayalı olduğu, ulaşımının kolay olmadığı ve eğitim olmadan kazanımının zor olduğu anlaşılmıştır. Bilginin sunumu için gerekli sezgisellerin problem çözmede anahtar rol oynadığı gözlenmiştir. Bu problem alanına has özelleşmiş bilgi ve tecrübenin uzman sistem kullanımına uygun olduğu anlaşılmıştır. Daha sonra, beş uzmandan oluşan bir takım (bir Yayılım Sorumlusu, bir Usta Siyah Kuşak, bir Siyah Kuşak, şirket yönetiminden bir Sponsor ve bir kıdemli Finansal Temsilci) oluşturulmuştur. İkinci evrede, EDeSis in bilgi tabanını oluşturmak ve uzman tecrübesini temsil edebilmek için karar ağacı yaklaşımı kullanılmıştır. Ekip dışından uzmanların da görüşüne başvurulmuştur. Proje ekibince DMAIC projesinin denetim süreci ni olu
Search Related
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks